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Manual HR Suite

Version 1.0.0

HR Suite es un software dedicado a Recursos Humanos, Asistencia, Turnos & Horarios, Reportes, Organizacion Laboral (Proyectos, Tareas, Grupos de Trabajo) entre otros.

A continuación, encontrara información detallada sobre el funcionamiento del sistema.


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En esta sección podrá acceder a distintos Tableros e Información.
La pantalla que se muestra a continuación es la de Inicio, la misma puede configurarse para ver distintos indicadores, para hacerlo; debe dirigirse a el botón superior de la derecha:                                                                                 Allí mismo podrá seleccionar y de-seleccionar lo que desee visualizar, presiona Guardar y listo.

 

 

Además del Tablero Principal, en el cual podrá ver los principales indicadores de su empresa, también puede acceder a distintos Tableros personalizables para ver información más detallada de cada área. En este ejemplo, se ven los Tableros de Proyecto, Cliente, RRHH, Tickets y Finanzas.


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Dentro de este Módulo podemos ver todos los clientes actuales de la empresa. Mediante la herramienta de búsqueda podemos definir ciertos filtros para buscar un determinado cliente. 

A cada cliente se le puede editar su información presionando el botón a la derecha:   

A su vez, en el Sub-Módulo Prospectos podrá ver, crear o editar sus potenciales clientes. Se visualiza su Estado y su Seguimiento.

 


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En este Módulo, se encuentra toda la información referente a los funcionarios de su empresa.

Desde el menú a la izquierda, podrá acceder a los distintos Sub-Módulos:

  1. LISTA DE EMPLEADOS
  2. DEPARTAMENTOS
  3. CARGOS
  4. ASISTENCIA
  5. FERIADOS
  6. LICENCIAS

3.1 Lista de Empleados

Aparecen todos los funcionarios actuales, se puede ver y modificar toda su información haciendo click en cada uno de ellos. Además de todos sus datos personales, se puede modificar su cargo, departamento al que pertenece, sueldo, habilitar o deshabilitar su inicio de sesión.

Además, puede añadir un nuevo empleado presionando en botón arriba a la derecha:

Antes de añadir un nuevo empleado, su cargo y el departamento deben estar creados. Más adelante verá como hacerlo.

3.2 Departamentos

Aquí puede ver, crear y editar los distintos departamentos a los cuales los funcionarios pertenecen. Para crear un Departamento, debe dirigirse al botón superior de la derecha.

Información de Implementación: cuando vaya a crear un usuario, asegúrese de que el Departamento al cual pertenece este creado previamente, de lo contrario no podrá crear el Funcionario en el Sistema.

3.3 Cargos

Aquí puede ver, crear y editar los distintos cargos que los funcionarios tienen dentro de la Empresa. Para crear un Cargo, debe dirigirse al botón superior de la derecha.

Información de Implementación: cuando vaya a crear un usuario, asegúrese de que el Cargo el cual le va a asignar este creado previamente, de lo contrario no podrá crear el Funcionario en el Sistema.

3.4 Asistencia

Aquí podrás ver, crear y editar las asistencias de cada uno de sus Funcionarios. Puede hacerlo de distintas formas, tiene la vista general (pestaña Resumen), luego tiene la vista Miembro (donde ve las asistencia de un funcionario a la vez) y por último la pestaña de la asistencia del día donde puede ver quien está/estuvo presente/ausente en una fecha determinada.

Para añadir una Asistencia debe dirigirse al botón superior de la derecha «Marca de Asistencia +» y si quiere editar la marca de uno de los funcionarios desde la vista General, solo debe clickear sobre el icono deseado.

 

3.5 Feriados

En este Sub-Modulo puedes ver, crear, y eliminar los días que serán considerados NO laborables para toda la empresa, por ejemplo: Días Patrimoniales o Sábados-Domingos en caso que su empresa trabaje de Lunes a Viernes.

3.6 Licencias

Desde este Sub-Modulo podrá ver, crear, editar, asignar y confirmar/denegar licencias.

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Cómo elimino/edito un funcionario?

Desde la vista de principal del Sub-Modulo Lista de Empleados, nos dirigimos a la columna Acción y hacemos click en el botón correspondiente al funcionario deseado y podremos elegir entre: Editar, Ver (Acceder al Perfil Personal) o Eliminar.

2. ¿Cómo desactivo un funcionario? 

Para llevar acabo esta acción, voy a tener que Editar al Funcionario y una vez allí, cambiar el campo de Estado para Inactivo.

NOTA: Desactivar un usuario, significa que no te podrás volver a loguear como dicho funcionario hasta que vuelvas a activarlo. En la lista de funcionarios, también aparece el usuario de Administrador, NUNCA desactivar el usuario ADMIN. En caso de hacerlo, comunicarse con soporte.


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En este modulo se encontraran las siguientes opciones:

  1. Proyectos
  2. Tareas
  3. Cuadros de Tareas
  4. Calendario de Tareas
  5. Tiempos de Conexiones

4.2 Proyectos

En este modulo nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Sera visible la cantidad de proyectos de cada tipo, como: Total, Vencidos, Terminados.

Desde la columna de la izquierda podremos filtrar los proyectos, según distintos atributos.

Tanto para ver los Proyectos Anclados como para Ver Archivos, simplemente seleccionamos el botón y los vemos. En el caso de los archivos, podremos filtrarlos por Clientes.

En caso de querer crear una plantilla de proyecto, seleccionamos Plantilla de Proyecto, y veremos la siguiente pantalla:

En caso de no tener plantillas aun, cliqueamos en Agregar nueva Plantilla y completamos los siguientes campos:

En caso de querer Agregar un Proyecto, cliqueamos «Añadir» y completamos los campos siguientes:

También se pueden exportar los proyectos a distintas plataformas, como Excel.

4.3 Tareas

En este modulo, asignaremos, buscaremos, crearemos tareas, entre otras funciones relacionadas, la pantalla inicial es la siguiente:

En la columna de la izquierda, podremos filtrar los datos de la tabla de tareas, por distintos atributos, como Fechas, Proyecto.

Para crear/ver Categorías de Tarea, cliqueamos donde corresponde, y completamos lo siguiente:

Al igual que en Proyectos, para ver las Tareas Ancladas, simplemente lo seleccionamos y se vera la siguiente pantalla con los datos correspondientes:

Para crear una Nueva Tarea, debemos completar los siguientes datos:

En caso de no tener o querer agregar otra Categoría de Tarea o Etiqueta de Tarea, simplemente cliqueamos ahí y completamos.

Para Asignar una tarea a un empleado, completamos el siguiente formulario que aparecerá al cliquear « en Asignar a

También se pueden exportar los proyectos a distintas plataformas, como Excel.

4.4 Cuadro de Tarea

En este modulo podremos ver tareas y algunas de sus funcionalidades:

Para desplegar los filtros, debemos cliquear «Resultado de Búsqueda«.

Para agregar/ver Categoría de Tarea, cliqueamos allí, en caso de querer agregar una nueva, solo necesitamos un Nombre.

Para agregar una Nueva Tarea, vamos a Tarea, y completamos el siguiente formulario:

Para Agregar Columna, cliqueamos y completamos con Nombre de la columna y Color.

 

4.5 Calendario de Tareas

En este modulo veremos las tareas correspondientes a: Mes, Semana, Día, Agenda, según seleccionemos.

En caso de existir una tarea, aparecerá en la fecha correspondiente resaltado con color, así como los días no laborales.

Desde allí también podremos crear una nueva tarea, completando el mismo formulario que se detallo anteriormente en otra sección.

4.6 Tiempos De Conexiones

En este modulo, veremos la siguiente pantalla:

Desde allí se podrán ver tiempo de conexiones por reloj, por empleados, en calendario, y crear facturas.

También se pueden exportar los proyectos a distintas plataformas, como Excel.


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Al final en la barra lateral, se muestran las notificaciones:


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En la pagina inicial, veremos un calendario con eventos relevantes, como pueden ser licencias, tareas, entre otros.


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En la sección de noticias, tendremos la siguiente pantalla:

Podremos filtrarlas desde la columna de la izquierda según un rango de fechas.

Allí veremos las noticias correspondientes con sus respectivos datos.

Para Agregar nuevo Aviso, completamos el siguiente formulario:

Podremos seleccionar para quien es la noticia/aviso, entre otras cosas.

Tenemos una sección para Exportar las noticias, en distintos formatos, como puede ser Excel.


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En este modulo tendremos distintos tipos de reportes:

  1. Reporte De Tareas
  2. Reporte De Tiempo Conectado
  3. Reporte De Licencia
  4. Reporte De Asistencia

A continuación se describirán paso a paso cada uno.

11.1 Reporte de Tareas

En este modulo, veremos las tareas según los filtros que seleccionemos en la columna izquierda:

Veremos las cantidades de tareas según Totales, Completas o Pendientes, una gráfica circulas de estos datos y una tabla de datos de tareas con sus correspondientes atributos.

11.2 Reporte de Tiempo Conectado

En este modulo, veremos los tiempos de conexión según los filtros que seleccionemos en la columna izquierda:

Veremos las cantidades de conexiones según el porcentaje y una tabla de datos de tiempo de conexión con sus correspondientes atributos.

11.3 Reporte de Licencia

En este modulo, veremos las licencias según los filtros que seleccionemos en la columna izquierda:

Veremos una tabla de datos de licencias por empleados, la podemos ordenar según cualquiera de sus atributos, o buscar uno en especifico en la barra que se encuentra arriba a la derecha.

Tenemos la opción de exportar las licencias según empleado.

11.4 Reporte de Asistencia

En este modulo, veremos las asistencias según los filtros que seleccionemos en la columna izquierda:

Veremos una tabla de datos de asistencia por empleados, la podemos ordenar según cualquiera de sus atributos.

Se puede ver la asistencia Mensual, y tendremos lo siguiente:

Se puede ver un desglose y filtrar según horarios cliqueando Desglose en la barra lateral izquierda:

Aquí tenemos la opción de Exportar los datos según los filtros de la izquierda.

Finalmente, en el modulo Status Report tendremos la pantalla siguiente:

Podremos filtrar los reportes, y exportarlos.


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En este Módulo podremos crear, ver, editar, eliminar, asignar y des-asignar Turnos.

12.1 CREAR TURNO

Para crear un Turno, puedes dirigirte al botón superior de la derecha en la pagina principal «Agregar un Turno» o puedes dirigirte al sub-menú y hacer click en «Crear Turno.

Hay distintos tipos de Turno, los mismos están predefinidos y son:

  • Recurrente: es un Turno que tiene horario fijo y que se repite determinados días de la semana.
  • Cíclico: un turno que tiene horario fijo y que se repite cada determinada cantidad de días, primero crear un ciclo y luego determinas que días de ese ciclo serán laborables
  • Libre: Es un Turno que no tiene horario fijo pero si tiene que trabajar una determinada cantidad de horas y existe la posibilidad de determinar un rango. En cuanto a los días que el turno se aplica, es igual que el Turno Recurrente.

12.2 ASIGNAR TURNOS

En esta parte, lo que podremos hacer es Asignar Turnos ya creados de manera tal que primero se selecciona el Departamento y luego a el/los funcionarios.

PRÓXIMAMENTE: Opción de asignar un mismo turno a todo un departamento con un solo click…

MÚLTIPLE ASIGNACIÓN:

Es posible que un funcionario tenga mas de un turno, por ende se le deberá asignar mas de un turno a un mismo Funcionario. Cuando eso suceda, la próxima pantalla aparecerá:

12.3TURNOS ASIGNADOS

En este Sub-Modulo podremos ver y eliminar los turnos asignados!

Para eliminar un turno asignado, debemos hacer click en el que deseemos borrar, las opciones son las siguientes:


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En este modulo, se podrá Exportar e Importar tanto como Funcionarios y Marcas de Asistencia!

Los formatos a utilizar son los siguientes:

  • Importación de Funcionarios: Descargar Template
  • Importación de Marcas de Asistencia: Archivo .dat extraído del Dispositivo Biometrico.

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Este modulo esta enfocado en la Organización Laboral o Jerárquica, el modo de lograr un orden es creando Equipos, asignarle un Encargado y agregar a los Subordinados.


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Dentro de este modulo podremos realizar desde configuraciones de la cuenta, roles, permisos, pagos, entre otros.

A continuación se detallaran cada uno por separado.

15.1 CONFIGURACION DE CUENTA

En este modulo podremos configurar datos básicos de la empresa.

Es imprescindible que los atributos con (*) a la derecha de su nombre no estén vacíos.

La Moneda debe ser una de las siguientes:

  1. $ (USD)
  2. £ (GBP)
  3. € (EUR)
  4. ₹ (INR)

El Formato de Hora debe ser uno de los siguientes:

  1. 12 Horas
  2. 24 Horas

El Idioma debe ser uno de los siguientes:

  1. Español
  2. Ingles

Con la opción de agregar un idioma previamente solicitado.

Tanto la Zona Horaria como el Formato de Fecha debe seleccionarse entre uno de los disponibles.

El comienzo de semana debe seleccionarse entre uno de los 7 días de las semana.

La Latitud y Longitud  no son parámetros obligatorios.

15.2 CONFIGURACIONES DE PERFIL

En este modulo podremos configurar datos básicos del perfil en el que se inicio sesión.

Es imprescindible que los atributos con (*) a la derecha de su nombre no estén vacíos.

 

15.3 CONFIGURACION DE NOTIFICACIONES

En este modulo podremos acceder a configuraciones de Email y Slack.

Email:

Aquí se podrán configurar las notificaciones que deseamos obtener:

Slack:

Aquí se podrán configurar las notificaciones que deseamos obtener:

15.4 CONFIGURACION DE DIVISAS

En este modulo podremos ver las divisas agregadas previamente al sistema con sus respectivos datos:

En caso de querer agregar una nueva moneda, se debe cliquear el botón «Agregar Moneda«:

Si queremos modificar una divisa, cliqueamos el icono que se encuentra en la columna de «Acción»:

15.5 CONFIGURACION DE TEMAS

Este modulo tiene el fin de configurar los estilos de vista del servicio:

Por defecto vamos a tener el siguiente:

En caso de querer modificarlo, seleccionamos «Usar Tema Personalizado» y configuramos los siguientes datos:

15.6 CREDENCIAL DE PAGO

En este modulo podremos acceder a configuraciones de Credencial de Pago en Línea y Método de Pago Fuera de Línea.

Credencial de Pago en Línea:

En este modulo, podremos configurar datos de pago de una amplia cantidad de servicios de pago, por cada una, vamos a tener distintos datos a completar.

Para configurar cada uno, únicamente se debe cliquear en el nombre del servicio, «Paypal» en el ejemplo, y completar sus casillas.

Método de Pago Fuera de Línea:

En este modulo se configuran los métodos de pago habituales, como Efectivo:

En caso de querer agregar uno, cliquemos en «Agregar Método» y completamos los siguientes campo:

Si queremos editar algún método, en la columna «Acción» seleccionamos «Editar» y editamos los campos, también podemos seleccionar el estado del método:

15.7 CONFIGURACION DE PROYECTO

En este modulo, configuramos si queremos recibir notificaciones sobre un proyecto, o no:

 

15.8 CONFIGURACION DE ASISTENCIA

En este modulo, configuraremos todos los aspectos relacionados con la asistencia, como días laborales y horarios:

15.9 CONFIGURACION DE LICENCIAS

En este modulo, configuraremos aspectos relacionados a la licencia, como se muestra a continuación:

 

15.10 CAMPO PERSONALIZADO

En este modulo, configuraremos aspectos de los usuarios, como puede ser la cédula de un empleado.

Para agregar un nuevo campo, cliqueamos «Añadir Campo» y completamos el siguiente formulario:

En caso de querer editar un campo previamente creado, en la columna «Acción» cliqueamos el icono del lápiz, y editamos los datos/estado del campo:

15.11 CONFIGURACION DE MODULO

En este modulo podremos acceder a configuraciones de Configuración de Modulo del AdministradorConfiguración de Modulo del Empleado y Configuración de Modulo del Cliente.

Configuración de Modulo del Administrador:

En este modulo, configuraremos que módulos puede ver el un usuario con rol de Admin:

Configuración de Modulo del Empleado:

En este modulo, configuraremos que módulos puede ver el un usuario con rol de Empleado:

Configuración de Modulo del Cliente:

En este modulo, configuraremos que módulos puede ver el un usuario con rol de Cliente:

15.12 ROLES Y PERMISOS

En este modulo, configuraremos cargos, miembros y permisos de usuario:

Gestionar Cargo:

En este modulo podemos ver los cargos existentes y agregar nuevos cargos:

 

Miembros:

En este modulo configuraremos/agregaremos miembros con el rol de Project Manager:

Permissions:

En este modulo administramos los permisos de cada tipo de usuario:

15.13 REGISTRO DE MARCA CONFIGURACION

En este modulo podremos configurar el tiempo según los criterios que se muestran:

15.14 TAREA CONFIGURACION

En este modulo, configuraremos los estados por defecto de las tareas al crearse y el permiso de los empleados para crear sus propias tareas:

15.15 GDPR

Antes de mostrar este modulo, una breve introducción a GDPR:

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) (Reglamento 2016/679) es un reglamento por el que el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea tienen la intención de reforzar y unificar la protección de datos para todos los individuos dentro de la Unión Europea (UE).

Fuente: https://www.powerdata.es/gdpr-proteccion-datos

En este modulo configuraremos Generales respecto a GDPR, Derecho a Portar Datos, Derecho a Borrar, Derecho a ser Informado, Right of Access/Right to Rectification y Consentimiento.

Generales respecto a GDPR:

Derecho a Portar Datos:

Derecho a Borrar:

Derecho a ser Informado:

Right of Access/Right to Rectification:

Consentimiento: