Introducción

HR Suite es un software dedicado a Recursos Humanos, Asistencia, Turnos & Horarios, Reportes, Organizacion Laboral (Proyectos, Tareas, Grupos de Trabajo) entre otros.

A continuación, encontrara información detallada sobre el funcionamiento del sistema.


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En esta sección podrá acceder a la información de los módulos que la empresa considere más relevantes.
La pantalla que se muestra a continuación es la de Inicio, la misma puede configurarse para ver distintos indicadores, para hacerlo; debe dirigirse a el botón superior de la derecha:   Allí mismo podrá seleccionar y deseleccionar lo que desee visualizar, presiona Guardar y listo.


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En el Módulo de Recursos Humanos podemos ver toda la información referente a los funcionarios de su empresa.

Dentro de este Módulo, encontraremos los Sub-Módulos de Empleados, Cargos, Departamentos, Asistencia, Registros de tiempo y Licencias.

2.1 Empleados

Aparecen todos los funcionarios actuales, se puede ver y modificar toda su información haciendo click en cada uno de ellos. Además de todos sus datos personales, se puede modificar su cargo, departamento al que pertenece, sueldo, habilitar o deshabilitar su inicio de sesión.

Además, puede añadir un nuevo empleado presionando en botón arriba a la derecha:

Antes de añadir un nuevo empleado, su cargo y el departamento deben estar creados. Más adelante verá como hacerlo.

2.2 Departamentos

Aquí puede ver, crear y editar los distintos departamentos a los cuales los funcionarios pertenecen. Para crear un Departamento, debe dirigirse al botón superior de la derecha.

Información de Implementación: cuando vaya a crear un usuario, asegúrese de que el Departamento al cual pertenece este creado previamente, de lo contrario no podrá crear el funcionario en el Sistema.

2.3 Cargos

Aquí puede ver, crear y editar los distintos cargos que los funcionarios tienen dentro de la Empresa. Para crear un Cargo, debe dirigirse al botón superior de la derecha.

Información de Implementación: cuando vaya a crear un usuario, asegúrese de que el Cargo el cual le va a asignar este creado previamente, de lo contrario no podrá crear el funcionario en el Sistema.

 

2.4 Asistencia

Aquí podrás ver, crear y editar las asistencias de cada uno de sus Funcionarios. Puede hacerlo de distintas formas, tiene la vista general (pestaña Resumen), luego tiene la vista Miembro (donde ve las asistencia de un funcionario a la vez) y por último la pestaña de la asistencia del día donde puede ver quien está/estuvo presente/ausente en una fecha determinada.

 

2.5 Licencias

Desde este Sub-Módulo podrá ver, crear, editar, asignar y confirmar/denegar licencias.

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Cómo elimino/edito un funcionario?

Desde la vista de principal del Sub-Modulo Lista de Empleados, nos dirigimos a la columna Acción y hacemos click en el botón correspondiente al funcionario deseado y podremos elegir entre: Editar, Ver (Acceder al Perfil Personal) o Eliminar.

2. ¿Cómo desactivo un funcionario? 

Para llevar acabo esta acción, voy a tener que Editar al Funcionario y una vez allí, cambiar el campo de Estado para Inactivo.

NOTA: Desactivar un usuario, significa que no te podrás volver a loguear como dicho funcionario hasta que vuelvas a activarlo. En la lista de funcionarios, también aparece el usuario de Administrador, NUNCA desactivar el usuario ADMIN. En caso de hacerlo, comunicarse con soporte.


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En el Módulo de Noticias se podrán ver los anuncios que se realicen en la empresa, la fecha y para quién va destinado el mismo.

Se puede editar toda la información del anuncio pulsando el botón: 

Si se desea crear un aviso, presionamos el botón e ingresamos toda la información del mismo. También se pueden agregar archivos.

 


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En este Módulo podremos encontrar los reportes de los módulos más relevantes, Reporte de Licencia y Reporte de Asistencia.

4.1 Reporte de Licencia

En el Reporte de Licencia vemos las licencias aprobadas, pendientes y próximas de los empleados.

4.2 Reporte de Asistencia

En el Reporte de Asistencia, vemos una lista de cada empleado donde se indican sus presencias, ausencias, horas registradas, llegadas tarde, entre otros.


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En este Módulo se pueden ver las ausencias que los empleados tengan por algún motivo en específico, es decir, situaciones extraordinarias. Por ejemplo, una ausencia de 2 horas porque un empleado debía ir a vacunarse.

 


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Este Módulo fue realizado para que se pueda importar o exportar a uno o varios empleados, o una lista de asistencia, de manera estandarizada. Es decir, los archivos que se suben deben cumplir cierta estructura.

Al hacer click en exportar, se nos descargará un archivo Excel que tiene una estructura definida. Este archivo lo completamos con los datos necesarios para luego subirlo al sistema.

Para importarlo al sistema, hacemos click en el botón importar y seleccionamos el archivo Excel que hemos completado.


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En este Módulo se realiza la coordinación de turnos y horarios de los funcionarios de la empresa.

Podemos crear y editar los turnos y horarios para asignarlos a los empleados.

 


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En esta sección figuran los dispositivos biométricos (relojes para marcar la entrada y salida de los funcionarios).

En la primer pestaña, podemos ver los datos de los dispositivos registrados.

Si queremos añadir un dispositivo, presionamos agregar dispositivo, e ingresamos la información del mismo. La información más importante, que debe ingresarse para que el dispositivo se registre, es el nombre y el número de serie.

 


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En el Módulo de Configuración tenemos varias opciones:

  1. Configuración de Cuenta: podemos editar toda la información de la empresa, así como la moneda que utiliza, franja horaria, idioma, formato de fecha, entre otros.
  2. Configuración de Perfil: Aquí se puede editar los datos del usuario.
  3. Configuración de Notificaciones: Podemos habilitar o deshabilitar las notificaciones que se envían por correo o dentro del sistema.
  4. Configuración de Divisas: Se pueden agregar las divisas con las que trabaja la empresa y sus características. Por ejemplo logo, tipo de cambio (este se puede actualizar automáticamente), entre otros.
  5. Configuración de Tema: Desde aquí podemos personalizar los colores que se verán en el sistema para adaptarlo a los colores característicos de la empresa.
  6. Configuración de Asistencia: Se determina los días laborales, horarios de entrada y salida, entre otros.
  7. Configuración de Licencia: Podemos editar lo relacionado con la licencia, dependiendo de las normas de la empresa.
  8. Campo personalizado: Desde aquí podemos crear nuevos módulos o sub-módulos.
  9. Configuración de Módulo: Se habilita o deshabilita la visibilidad de los módulos para el administrador, los empleados y los clientes.
  10. Roles y Permisos: Desde aquí se configura la facultad que tiene cada cargo para ver o interactuar con los módulos.

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Para crear un ticket de apoyo, debe hacer click en el usuario abajo a la izquierda y seleccionar «entrada de soporte».

Una vez dentro, podemos ver todos los tickets que se han creado, si se encuentran abiertos, pendientes, resueltos o cerrados.

Para crear un ticket, hacemos click en el botón arriba a la derecha:

Desde aquí podemos crear una solicitud por un problema, pregunta o incidente, especificando su prioridad (baja, media, alta, urgente).

Una vez descrito el ticket, lo enviamos a soporte.


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El empleado tendrá acceso a ciertos Módulos para poder ver o ingresar información al sistema.


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Desde este Módulo el empleado marca en comienzo de su jornada laboral, y su finalización. Puede ingresar también desde donde está trabajando.


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Aquí el empleado podrá ver todo su registro de asistencia. Total de días de trabajo, Días presente, Días ausente, Llegadas tarde, entre otros.


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Desde aquí el empleado podrá:

  • Ver las licencias que ya ha tomado.
  • Ver la licencia que aún le queda pendiente
  • Solicitar una licencia, presionando el botón arriba a la derecha:

 


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Aquí el empleado puede visualizar los anuncios realizados con la empresa. Presionando el botón puede verlo en detalle.