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Manual BioCloud

Version 1.0.0

BioCloud es un software dedicado a Recursos Humanos, Asistencia, Turnos & Horarios, Reportes, Organización Laboral (Proyectos, Tareas, Grupos de Trabajo) entre otros.

A continuación, encontrara información detallada sobre el funcionamiento del sistema.


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En esta sección podrá acceder a distinta Información, tal como herramientas que pueden facilitarnos ciertas tareas, alertarnos de eventos diarios o recordarnos.

La pantalla que se muestra a continuación es la de Inicio.

Barra superior

En la esquina superior derecha encontramos el área de notificación y opciones modificables del usuario que ha iniciado sesión.

Las alertas que aparecerán aquí corresponderán a personas con ausencia luego de alcanzar la tolerancia a la llegada.

Las notificaciones que aparecerán aquí corresponderán a días de cumpleaños de los funcionarios.

Menú principal: Acceso a las diferentes partes del sistema dentro del panel de control; socios, categorías, ítems, listados y usuarios del sistema.

Podemos acceder también por los accesos directos en el centro de la pantalla y debajo vemos algo de información rápida sobre la circulación actual de los ítems.


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El módulo de funcionarios desplegará dos opciones, Ver funcionarios y Documentos de funcionarios. El primero gestiona a los funcionarios, sus datos personales, datos como funcionario y verificación en los relojes. La segunda opción crea documentos y gestiona los vinculamos a los funcionarios.

 

Ver funcionarios

Gestiona a los funcionarios, sus datos personales, datos como funcionario y verificación en los relojes.

En la pantalla inicial de Funcionarios encontraremos:

Botones superiores con diferentes funciones para la  gestión de funcionarios y funciones de comunicación con los dispositivos.

Filtros ampliará su sección para ofrecerle los diferentes filtros agilizando la búsqueda de una persona o un grupo de personas en común. Al final de éste apartado tendremos opciones de exportación de los resultados del filtro aplicado.

Búsqueda rápida

Sobre el vértice derecho superior podremos realizar una búsqueda rápida sobre esas personas filtradas, agilizando la búsqueda si el resultado del filtro aún es amplio.

Funcionarios en la base de datos y algunas acciones para cada uno de ellos.

Allí veremos nuestros funcionarios, con sus respectivos datos; es posible ordenarlos por cada uno de sus atributos, cliqueando la flecha que se encuentra a la derecha del atributo.

Agregar Funcionario

Desplegará una ventana la cual tiene tres secciones, Datos personales, Datos de funcionario y Verificación en el reloj:

Datos personales tenemos tres campos obligatorios, Nombre, Apellido y Código, los demás datos son meramente informativos.

Datos de funcionario en el cual asignamos diferentes opciones a cada funcionario. Antes debemos crear Cargos, Turnos, Departamentos, entre otros, en la ultima sección, Empresa.

Verificación en el reloj permitirá registrar las huellas del funcionario como también asignarle una tarjeta RFID o contraseña en los dispositivos. Al presionar Activar lector para registrar una huella se solicitará a la persona que apoye el dedo en el lector, se deberá repetir este procedimiento tres veces para completar el registro.

Para pasar de una pestana a otra, simplemente se debe seleccionar el numero que se desea completar.

Asignar Turnos

Asignar turnos nos permitirá asignarle turnos a nuestros funcionarios masivamente filtrando por departamento.

Mover Departamento

En caso de que se desee mover un departamento a otro, se selecciona el departamento a mover, y a que departamento se desea moverlo, como indica la figura:

Actualizar funcionarios

Desplegará una ventana en la cual debemos elegir el dispositivo que queremos actualizar con las últimas modificaciones en nuestros funcionarios. Encontraremos un botón que permitirá antes de enviar la acción verificar la conexión con nuestro dispositivo. Una vez que tengamos conexión exitosa podremos actualizar los funcionarios sin problemas. Puede demorar unos minutos.

En caso de que se hayan agregado nuevos funcionarios mediante un reloj, simplemente cliqueamos «Actualizar funcionarios», y seleccionamos el dispositivo correspondiente, confirmamos mediante el boton «Comprobar estado», y actualizamos los funcionarios:

Bajar funcionarios

Descargará la información agregada a través de los dispositivos para nuestra base de datos, luego de elegir el dispositivo del cual queremos importar la información, comenzará el proceso.

Importar funcionarios

Al igual que la anterior importará funcionarios a la base de datos pero descargada mediante un pendrive USB desde los dispositivos.

Funcionarios

En la tabla de funcionarios veremos algunos de sus datos, sobre el final de cada registro veremos cuatro íconos los cuales corresponden a:

Jerarquía: Si definimos jefes de departamentos y vinculamos departamentos a nuestros funcionarios, haciendo clic aquí veremos el organigrama de la empresa. También podemos asignar funcionarios responsables a cada funcionario individualmente y obtener el mismo resultado. Estructurando así nuestra empresa y organigrama.

Calendario: Aquí agregamos incidencias a nuestros funcionarios cuando en determinado día o días no asisten a trabajar. Las incidencias que se agregar por Calendario son aquellas que no se vinculan a ninguna marca hecha por el funcionario, si no que a días completos en donde los funcionarios no asisten.

Automatización de envíos: Podemos activar el envío de alertas mediante correo electrónico, si habilitamos esta funcionalidad los funcionarios que no asistan en la jornada recibirán un correo electrónico informando esta eventualidad, así como también lo recibirá el funcionario responsable de ésta persona. Además se puede configurar el envío del reporte propio de cada funcionario, se puede establecer el envío en cierta fecha o al final de cada mes. Para utilizar esta funcionalidad es necesario especificar los correos electrónicos de los funcionarios en cada ficha de éstos.

Editar: Podremos modificar toda la información del funcionario, se desplegará el mismo formulario que al agregar un funcionario.

Al igual que para agregar un funcionario, aquí tenemos las mismas 3 pestanas disponibles para actualizar la información.

 

Documentos

Crea documentos y los vincularlos a los funcionarios.

Biocloud permite crear documentos con diferentes propiedades y comportamientos cada uno. Primero debemos crear el tipo de documento, por ej.: Documentos con vencimiento y documentos sin vencimiento. Nos permitirá categorizar y ordenar nuestros documentos. Luego crearemos el documento donde especificaremos, entre otras cosas, la cantidad máxima de éste documento permitido por funcionario, cuántos días antes del vencimiento, si tuviera, nos alertará, entre otras cosas. Finalmente vincularemos a nuestros funcionarios con el documento que queramos almacenar, podremos cargar una foto del mismo o un archivo .PDF.

En la pantalla inicial de Documentos encontraremos:

Botones superiores con diferentes funciones para la creación y gestión de los documentos.

Filtros para buscar un documento ya creado y vinculado a un funcionario.

Documentos de funcionarios creados y asignados. Al ingresar al lápiz del final de cada registro podremos ver los detalles y  una imagen del documento o link para el .PDF del documento.

Para agregar un documento de algún empleado, ya sea Carnet de Salud, entre otros, seleccionamos el botón de «Agregar» y completamos los siguientes pasos:

Editar

Si se desea ver los documentos de los funcionarios, se cliquea «Ver documentos«:

Ver documentos nos llevará a la creación de los diferentes documentos que queramos crear, al ingresar ahí veremos los documentos creados y podremos añadir nuevos. Al momento de crearlos podremos definir la cantidad de éste documento por funcionario que puedan tener, los días con antelación antes del vencimiento (si tuviera) que queremos que nos avise y el tipo de documento que pertenece.

Para Agregar nuevo documento:

Por último en Agregar documentos de funcionario podremos asignar los documentos creados a los funcionarios, presionando nos mostrará una ventana en la cual debemos digitar el código o nombre de nuestro funcionario, luego vinculamos el documento, le especificamos fecha de vencimiento si tuviera y adjuntamos una foto o documento .PDF como constancia física del documento en creación.

Y para editarlos, al igual que como se explico anteriormente, se selecciona el lápiz y se actualiza la información correspondiente:

Ver tipos de documentos nos llevará a la creación de los diferentes tipos de documentos que queramos crear, al ingresar ahí veremos los tipos de documentos creados y podremos añadir nuevos.

Para agregar uno nuevo simplemente cliqueamos «Agregar tipo de documento» y completamos el siguiente formulario:

 


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El módulo de marcas tiene varias funciones, podemos buscar mediante los filtros cierta marca en particular, podemos generar marcas inexistentes para cerrar días, justificar mediante incidencias marcas realizadas, descargar marcas manualmente e importar marcas desde un archivo extraído mediante USB de los relojes.

Ver Marcas

En la pantalla inicial de Ver Marcas encontraremos:

Botones superiores con diferentes funciones para la  gestión de funcionarios y funciones de comunicación con los dispositivos.

Filtros para buscar un funcionario en concreto o un grupo de funcionarios.

Funcionarios en la base de datos y algunas acciones para cada uno de ellos.

Filtros

Al igual que como describimos los filtros anteriormente, aquí se pueden filtrar los datos de las marcas según atributos deseados y exportarlo en distintos formatos.

 

Agregar Marca

Aquí se agregan las marcas para un funcionario en especifico, los atributos marcados con (*) a su derecha, son obligatorios, sin ellos no se creara la marca,

Agregar Marca Parcial

Funciona de manera similar que el anterior, salvo que solo se marca la entrada/salida.

Corregir Marcas

En caso de subir incorrectamente una marca, aquí es posible corregirla.

Bajar Marcas

Si deseamos descargar los datos de algún dispositivo (reloj para agregarlos a nuestras marcas, simplemente cliqueamos el botón «Comprobar Estado» y luego «Bajar Marcas«. Este proceso puede tardar unos minutos.

Importar Marcas

Si recién esta comenzando en BioCloud es probable que desee cargar sus marcas anteriores en el sistema, para ello esta esta sección; solo debe selección el lector del cual se desea cargar marcas, e insertar el archivo con marcas en el formato correspondiente. Finalmente debe cliquear «Importar«.

Exportar Marcas

Si se desea descargar las marcas existentes, para el uso que sea, simplemente cliquee «Exportar» y automáticamente se le descargara un archivo Excel con las marcas.

Editar Marcas

En caso de que alguna marca esta incorrecta, puede editarlas aquí.

 

 

Cierre de Marcas

Este sección esta hecha para que los superiores puedan cerrar las marcas faltantes, aquellas que solo se les marco la entrada/salida.

Filtros

Supervisar

Aquí puede supervisar las marcas cerradas manualmente.


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Podemos definir funcionarios específicamente para dicho reporte o si lo queremos para todos, lo mismo para los departamentos, centros e incidencias.

La manera en la que vemos las marcas, si es que las queremos ver y el rango de tiempo de dicho reporte, igualmente cuando vas a “generar reporte” dentro de reportes las fechas es algo que siempre filtras.

Generar Reportes

Reportes configurados

Asistencias (una pagina por funcionario)

Filtros

Semanal

Filtros

Reportes de asistencia

Del día

Filtros

Por departamento

Filtros

Trabajo en filas por día

En verde aparecen las marcas que están completas, con entrada y salida.

En rojo aparecen los días en que no se trabajo.

En amarillo aparecen las marcas incompletas.

Filtros

Trabajo en columnas por dia

Filtros

Asistencias desglosadas

Filtros

Otros reportes

Incidencias y faltas de jornada

Filtros

Acceso

Filtros

Tarjetas RFID

Rankings

Ausencias

Filtros

Llegadas tarde

Filtros

Incidencias

Filtros

Configurar Reportes

Una vez agregado el reporte procedemos a configurar los datos que queremos se muestren

Configuracion reporte

Agregar reporte

Podemos definir funcionarios específicamente para dicho reporte o si lo queremos para todos, lo mismo para los departamentos, centros e incidencias.

La manera en la que vemos las marcas, si es que las queremos ver y el rango de tiempo de dicho reporte, igualmente cuando vas a “generar reporte” dentro de reportes las fechas es algo que siempre filtras.

Editar reporte

Menú de reportes

 


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La gráfica Actividad de personas por día nos permite visualizar a lo largo de los días la actividad de nuestra empresa, teniendo al final del día un registro de cuantas personas registraron su asistencia en la misma. La gráfica verde corresponde a la semana actual, la azul que vemos detrás muestra los datos de la semana anterior. Sobre la derecha de la gráfica tenemos las Estadísticas del día que nos brinda los datos de cuantas personas registraron su asistencia en el día y que cantidad de marcas totales hubieron, reiniciándose al alcanzar el próximo día.

Asistencias del día muestra las personas presentes y las personas que ya se retiraron. Al momento de ingresar a la pantalla de Inicio se refrescarán los datos una vez descargadas las marcas. A continuación a la derecha encontramos la lista de Personas presentes, llegadas tarde, inasistencias y las que ya se retiraron las cuales muestran la actividad de nuestra empresa al momento de obtener las marcas y que el Inicio se actualice.

Filtros

Configuracion de inicio

En esta seccion es posible configurar lo que se desea ver en el inicio.

 


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Agregar incidencia

Aqui tenemos todas los atributos que posee una incidencia, un código para empezar que debe ser único, como todos.

Tope de uso, para evaluar si una incidencia se puede marcar indefinidamente o no.

Si cuenta o no como trabajo y si queremos que esa incidencia se mande al lector, para poder visualizarla luego en los reportes.

Editar incidencias

Actualizar incidencias

Ver tipos de incidencias

Agregar tipo de incidencia

Editar tipo de incidencia

 

 


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El módulo de opciones de asistencia desplegará dos opciones, Días y Horarios. El primero permite crear diferentes tipos de días, ya sea para diferenciar días laborables de no laborables, como también días festivos o eventualidades en la empresa. La segunda opción, horarios, permite crear los horarios que luego serán asignados a los funcionarios.

Días

En la pantalla inicial de Días encontraremos:

Botones superiores para la creación de los diferentes días y tipos de días.

Tipos de días creados y guardados en la base de datos. Al ingresar al lápiz del final de cada registro podremos editar nuestros días.

Botones superiores

Agregar dias

Agregar días nos desplegará una ventana en la cual debemos especificar el nombre del día que vamos a crear, la fecha del mismo, un multiplicador para que las horas trabajadas ese día sean multiplicadas por éste y la elección del tipo de día.

Editar dias

Ver tipos de dias

Ver tipos de día nos llevará a la creación de los diferentes tipos de día que queramos crear, al ingresar ahí veremos los tipos de días creados y podremos añadir nuevos. Pudiendo categorizar los diferentes tipos de días que puede tener la empresa.

Agregar tipo de dia

Editar tipo de dia

 

Horarios

La sección de horarios nos permitirá crear y configurar los horarios de nuestros funcionarios. Existen tres formas de crear un horario, dependiendo de del horario del funcionario y las posibilidades que tenga con el mismo. Se explicarán más adelante.

En la pantalla inicial de Horarios encontraremos:

Botones superiores con diferentes funciones para la  creación de horarios y configuración de la nocturnidad.

Horarios creados y configurados según las características de cada horario. Los funcionarios podrán utilizar el mismo horario si comparten la misma configuración, si tienen alguna diferencia se deberá crear otro horario, por ejemplo, si un funcionario puede realizar horas extras y otro no, se deben crear dos horarios aunque compartan horas de entrada y salida.

Agregar horario

Nos desplegará la pantalla de creación del horario. Primero debemos definirle un nombre y color,  la siguiente opción nos da la posibilidad de contabilizar o no horas extras que pueden llegar a realizar los funcionarios, y por último aceptar control automático nos dará la posibilidad de que el sistema se encargue de asignar los posibles horarios que puede trabajar el funcionario según las marcas que éste haga.

Las reglas del perfil nos solicitará las horas de entrada y salida del horario, las tolerancias nos permitirán definir, en la entrada y en la tolerancia mínima el tiempo que no se computarán horas extras antes de la hora de entrada, y en la tolerancia máxima los minutos que se lleguen posterior a la hora de entrada pero que no serán contados como minutos tarde. En la salida, la tolerancia mínima no nos computará salida anticipada si el funcionario marca desde la tolerancia mínima hasta la hora de salida, por último, la tolerancia máxima nos definirá los minutos mínimos que deben trabajar luego de la hora de salida para que el sistema compute minutos extras. Toda esta configuración se aplicará a los días que estén seleccionados, como se ve en la imagen lunes, martes, miércoles, jueves y viernes. Si se tuvieran horarios diferentes en diferentes días que no sean esos, se deberán deseleccionar los que no correspondan con las horas definidas en entrada y salida y presionando en el botón Agregar regla se habilitará un nuevo sector para agregar nuevos días y asociarles las horas de entrada y salida

Incidencia en retraso de jornada nos permite asignar una incidencia como retraso de jornada, es decir, si la empresa le otorga a los funcionarios X tiempo para tramites personales o mandados, una vez que el funcionario tenga retraso de jornada, en vez de marcar como llegada tarde en el reporte, se computará tiempo de incidencia indicada en Incidencia en retraso de jornada.

Agregar interrupción agregará automáticamente en el día una marca de entrada y de salida asociada a una incidencia, por ejemplo, en una fábrica es común que todos los funcionarios salgan a almorzar a la misma hora, y si la empresa no necesita las marcas del mediodía el sistema automáticamente generará las marcas del almuerzo, de entrada y de salida.

Editar horario de un funcionario

Agregar grupo

Configuración de horario nocturno

Configuración general nos mostrará la configuración de los límites de la nocturnidad, podremos definir cuándo comenzarán a trabajar horas nocturnas y cuando se terminará éste tipo de hora.

 

 


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Agregar dispositivo

Disponemos de un número de serie que es único, el cual debemos agregar en caso de que el reloj tenga ADMS.

De lo contrario siempre podemos conectarlo mediante IP, la cual sacamos dentro de la configuración de el reloj, en la sección información de el sistema, el puerto siempre utilizamos 4370. El resto de configuraciones no hace falta realizarlas.

En zona horaria disponemos de dos opciones:

  • Hora de el servidor
  • Hora de la computadora

La opción ubicaciones hace referencia al lugar físico donde se encuentra el reloj, esto se modela dentro de la seccion Empresa.

Agregar dispositivo

Administrar funcionarios

Configuracion

Agregar individual

Filtros

Editar

Agregar masivo

Departamentos

Sucursales

Exportar

Calendario

Agregar horario

Acciones

Editar

Credenciales

 


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En esta seccion podremos visualizar y editar Datos de la empresa, Cargos, Departamentos, Sucursales, Ubicaciones, Usuarios e Informacion del Sistema.

 

Datos de la Empresa

En esta sección se podrá editar los datos de la empresa que se muestran a continuación:

Cargos

Aquí tenemos el acceso directo a la creación de cargos, los cuales deberán ser asignados a los empleados.

Como siempre lo creamos con su nombre y el ID es auto numerado, arrancando de el 1.

Agregar cargo

Editar cargo

Departamentos

Acá podemos ver a donde ingresar dentro de el menú principal para crear un departamento, el cual nos será útil por varios motivos.

La capacidad de filtrar en los reportes por departamento, esto nos simplificaría si queremos saber las horas trabajadas por ejemplo de el departamento “Finanzas” previamente creado.

La capacidad de migrar funcionarios de un departamento a otro.

También podemos asignar dentro de la creación de el dispositivo, para que puedan marcar solo los empleados de cierto departamento.

Agregar departamento

Editar departamento

Sucursales

Su funcionamiento es similar al de los departamentos.

Agregar sucursal

Editar sucursal

Ubicaciones

Las ubicaciones las creamos dentro de el panel “Empresa”, estas nos servirán para definir en donde se encuentran los terminales.

Es una buena practica para una empresa que tenga varios terminales, tener un buen seguimiento de que reloj esta encargado de cada lugar, esto servirá para identificar errores más fácilmente en caso de que sea solo en un sector, sabremos el/los terminales que deberíamos revisar.

Tenemos la posibilidad de asignarle una ubicación dentro de otra, por ejemplo tenemos la oficina central y dentro de ella varias suboficial.

Agregar ubicación

Editar ubicación

Usuarios

Antes de crear un usuario necesitamos definir los roles de los mismos, o sea definir que puede hacer cada uno.

Una vez modelado esto, podemos proceder a crear un usuario.

El mismo tendrá su nombre y apellido, nombre de usuario el cual deberá ser único y contraseña. También podemos asignarle un funcionario a dicho usuario y su respectivo rol previamente creado.

Agregar usuario

Información ampliada

Editar usuarios

Roles de usuario

Agregar rol

Editar rol