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Implementacion BioCloud

Version 1.0.0

En este documento se explicaran los paso a paso para implementar correctamente las funcionalidades del sistema.


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Un primer paso para una correcta inicialización del sistema, es completar los datos de la empresa. En el manual proporcionado, se detalla claramente donde se encuentra esta sección.

Es esencial crear los siguientes campos en orden para lograr un correcto funcionamiento del sistema:

  1. Cargos
  2. Incidencias
  3. Departamentos
  4. Sucursales
  5. Ubicaciones
  6. Dispositivos
  7. Horarios
  8. Tipos de Dias
  9. Días
  10. Horarios
  11. Turnos
  12. Funcionarios
  13. Tipos de Documentos
  14. Documentos
  15. Roles de Usuario
  16. Usuarios
  17. Marcas

En caso de ya tenerlos, deberá ingresarlos manualmente al sistema, en el Manual que se le proporciono hay una sección para cada atributo donde se detalla como hacerlo.

En el caso de Funcionarios y Marcas, si ya los tiene, en secciones posteriores se les dará un formato especifico para que pueda subir sus datos.

Para cargar los documentos con el formato correcto, va a encontrar en el manual las secciones correspondientes a cada atributo. Allí se les explicara donde subir el archivo con la extensión .dat

En caso de no tener alguno de los atributos mencionados anteriormente, simplemente no los complete.
*Puede que esto no le permita algunas funcionalidades.

Se inserta a continuación un video del Inicio de BioCloud:

 

 


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En esta sección se detallara como crear un archivo de datos

Generar archivo de datos con la extensión .dat

Para crear un archivo de datos:

  1. Cree un archivo con los datos correspondientes según el formato adecuado (en el orden especificado)
  2. Vaya a Archivos -> Guardar como
  3. Busque la carpeta en donde desea guardar el archivo
  4. Inserte el nombre (en lo posible un nombre descriptivo) seguido de la extensión .dat
  5. Seleccione como tipo de archivo «Todos los archivos (*.*)»
  6. Guarde el archivo

*En caso de que en el paso 2 les aparezca una pestana como la de la siguiente imagen, deberán hacer doble clic en «Este PC», y continuar.

*Las imágenes de ejemplo son de Excel, pero también puede guardar en este formato un archivo de texto


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Para crear los Cargos, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Nombre del cargo (*)

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado: Inactivo-Deshabilitado.
Luego de esto, no será posible asignarle el cargo que se deshabilito a ningún funcionario.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Departamentos, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Nombre del departamento (*) 
  2. Incidencia por defecto
  3. Funcionario responsable (opción de no tener un responsable)

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado: Inactivo-Deshabilitado.
Luego de esto, no será posible asignarle el departamento que se deshabilito a ningún funcionario/sucursal/ubicación.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Sucursales, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Nombre de la sucursal (*) 

En caso de querer deshabilitarla, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado: Inactivo-Deshabilitado.
Luego de esto, no será posible asignarle la sucursal que se deshabilito a ningún funcionario/ubicación.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Ubicaciones, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Nombre de la Ubicación (*) 
  2. Ubicación a la que pertenece (opción de no tener una pertenencia)

En caso de querer deshabilitarla, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado: Inactivo-Deshabilitado.
Luego de esto, no será posible asignarle la ubicación que se deshabilito a ningún dispositivo.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Usuarios, deberíamos contar con los Roles de Usuario previamente.

Crear Roles de Usuarios

Para crear Roles, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Nombre del Rol (*) 
  2. Menú
  3. Permisos (si se le permite agregar o ver funcionarios/cargos/marcas…)

 

(*) Campo obligatorio

Crear Usuarios

Para crear Usuarios, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Foto
  2. Nombre (*) 
  3. Apellido (*) 
  4. Usuario (*) 
  5. Contraseña (*) 
  6. Rol (*) 
  7. Funcionario (*) 

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado: Inactivo-Deshabilitado.
Luego de esto, no será posible utilizar el usuario que se deshabilito para manejar permisos/datos.

 

(*) Campo obligatorio


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En Funcionarios tenemos 2 opciones disponibles:

  1. Cargar Funcionarios 
  2. Crear Funcionarios

A continuación un breve ejemplo del funcionamiento:

Cargar archivo de Funcionarios

Para cargar funcionarios existentes, se deberá seguir el siguiente formato:

En caso de tener un turno, donde indica «Sin turno» debería aparecer «2 – 8:00 – 16:00» en caso de que el turno sea el numero 2 y el horario de 8:00 a 16:00.
En caso de que no este habilitado, debería de aparecer «Deshabilitado» en lugar de «Habilitado».

El archivo con ese formato debe subirse con la extensión .dat como se explico al comienzo.

Crear Funcionarios

Para crear Funcionarios, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Foto
  2. Nombre (*)
  3. Apellido (*)
  4. Código (*)
  5. Cedula
  6. Genero
  7. Domicilio
  8. Teléfono
  9. Mail
  10. Fecha de nacimiento
  11. Cargo (*)
  12. Turno (*)
  13. Centro (*)
  14. Departamento (*)
  15. Funcionario responsable
  16. Reloj asignado
  17. Tarjeta RFID
  18. Contraseña reloj
  19. Huella

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado: Inactivo-Deshabilitado.
Luego de esto, no será posible asignar tareas el funcionario que se deshabilito.

 

(*) Campo obligatorio


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En Marcas tenemos 3 opciones disponibles:

  1. Cargar Marcas
  2. Crear Marcas
  3. Crear Marcas Parciales

A continuación un video a modo de ejemplo:

Cargar archivo de Marcas

Para cargar marcas existentes, se deberá seguir el siguiente formato:

El archivo con ese formato debe subirse con la extensión .dat como se explico al comienzo.

Crear Marcas

Para crear Marcas, deberíamos contar con los siguientes datos:

  1. Funcionario (*) 
  2. Entrada (*) 
  3. Salida (*) 
  4. Incidencia  
  5. Dispositivo

En caso de querer editarla, seleccionamos editar y elegimos la opción deseada, agregando una breve descripción del motivo de edición en el campo «Observaciones»; también es posible adjuntar un documento.

 

(*) Campo obligatorio

Crear Marcas Parciales

Para crear Marcas Parciales, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Funcionario (*) 
    2. Entrada (*) 
    3. Incidencia  
    4. Dispositivo

En caso de querer editarla, seleccionamos editar y elegimos la opción deseada, agregando una breve descripción del motivo de edición en el campo «Observaciones»; también es posible adjuntar un documento.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Días, deberíamos contar con los Tipos de Días previamente.

A continuación, un video a modo de ejemplo:

Crear Tipos de dias

Para crear Tipos de Días, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Nombre (*) 

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Tipo de Dia.

 

(*) Campo obligatorio

Crear Dia

Para crear Dia, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Nombre (*) 
    2. Dia (*) 
    3. Mes (*)
    4. Año
    5. Multiplicador (*)
    6. Tipo de Dia (*)

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Dia.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Horarios, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Nombre (*) 
    2. Color
    3. Semanal
    4. Fecha de Inicio
    5. Computa Horas Extra
    6. Aceptar Control Automático
    7. Días de trabajo (de Lunes a Domingo) (*)
    8. Tiempo Real de Trabajo (*)
    9. Tolerancia Mínima de Entrada (*)
    10. Entrada (*)
    11. Tolerancia Máxima de Entrada (*)
    12. Tolerancia Mínima de Salida (*)
    13. Salida (*)
    14. Tolerancia Máxima de Salida (*)
    15. Incidencia de Retraso de Jornada
    16. Interrupción (Incidencia, Inicio y Fin)

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Horario.

 

(*) Campo obligatorio

A continuación, un video a modo de ejemplo:

Crear Grupo

Para crear Grupos, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Nombre (*) 
    2. Color
    3. Fecha de Inicio
    4. Turno (*)

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Incidencias, deberíamos contar con los Tipos de Incidencias previamente.

A continuación, un video a modo de ejemplo:

Crear Tipo de Incidencia

Para crear Tipos de Incidencias, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Nombre (*) 

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Tipo de Incidencia.

 

(*) Campo obligatorio

Crear Incidencia

Para crear Incidencia, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Nombre (*) 
    2. Tipo
    3. Código
    4. Tope de Uso
    5. Cuenta como Trabajo (*)
    6. Enviar Incidencia al Lector (*)

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Incidencia.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Documentos, deberíamos contar con los Tipos de Documentos previamente.

A continuacion un video:

Crear Tipo de Documento

Para crear Tipos de Documentos, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Nombre (*) 

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Tipo de Documentos.

 

(*) Campo obligatorio

Crear Documento

Para crear Documento, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Funcionario (*) 
    2. Tipo de Documento (*)
    3. Fecha de Vencimiento
    4. Foto

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Documento.

 

(*) Campo obligatorio


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Para crear Dispositivos, deberíamos contar con los siguientes datos:

    1. Numero de Serie  
    2. IP (*)
    3. Puerto (*)
    4. Ubicación
    5. Modelo
    6. Zona Horaria
    7. Modalidad Funcionarios
    8. Modalidad Actualización de Tiempo de Dispositivo
    9. Modalidad de Descarga Automática de Marcas
    10. Borrar Marcas
    11. Crear Funcionario al Subir Marcas

En caso de querer deshabilitarlo, seleccionamos editar y elegimos la opción de estado «Inactivo – Deshabilitado».
Una vez deshabilitado, no se podrá utilizar dicho Dispositivo.

 

(*) Campo obligatorio


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En este modulo se podrán crear y configurar reportes de distintos tipos, como se detalla en el video:


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